
函件的主送与抄送是公文处理中的重要环节,它们分别指公文的主要接收单位和需要了解该公文内容的其他单位。下面是一个关于如何撰写带有主送和抄送的函件格式的示例及说明:
函件标题
关于XX事项的函
(注:标题应简明扼要地概括函件的主要内容。)
发文机关标识与发文字号
[发文机关全称/规范化简称]
文件编号:[XXXX年]XX字XX号
(注:发文机关标识为发文单位的名称或简称;发文字号由年度、机关代字、顺序号组成,用阿拉伯数字标注于括号内。)
主送机关
主送:[主送机关全称/规范化简称]
(注:主送机关是公文的主要受理机关,应当使用全称或者规范化简称、统称。)
正文
正文部分包括开头、主体、结尾三部分。
- 开头:主要说明发函的缘由。一般要求概括交代发函的目的、根据、原因等内容,然后用“现将有关事项函复如下:”或“现就有关问题函告如下:”等过渡语转入下文。复函的缘由部分,一般首先引叙来文的标题、发文字号,然后再交代根据,以说明答复的理由。
- 主体:这是函的核心内容部分,主要说明致函事项。函的事项部分内容单一,一函一事,行文要直陈其事。无论是商洽工作,询问和答复问题,还是向有关主管部门请求批准事项等,都要用简洁得体的语言把需要告诉对方的问题、意见叙写清楚。如果属于复函,还要注意答复事项的针对性和明确性。
- 结尾:一般用礼貌性语言向对方提出希望。或请对方协助解决某一问题,或请对方及时复函,或请对方提出意见或请主管部门批准等。
结语
结语部分常用结束语有:“特此函达”、“此致敬礼”、“敬请回复”等。其中,“敬礼”一词的使用要慎重,它一般用于平行机关的往来函件中,对上级机关一般不使用。
落款与印章
发文机关署名
成文日期:[XXXX年XX月XX日](年月日用汉字将年、月、日标全;“零”写为“〇”)
(如需加盖印章,则发文机关署名在上,成文日期在下,居中排布。)
附注与附件
如有附注,用圆括号括起来置于成文日期下一行左侧,如“(联系人:XXX,电话:XXXX-XXXXXXX)”。
如有附件,应在正文之后空一行左空二字注明“附件”,后标全角冒号和附件名称。附件如有多份,应使用阿拉伯数字进行序号编排。
抄送机关
抄送:[抄送机关全称/规范化简称](如有多个抄送机关,则用逗号隔开)
(注:抄送机关是指除主送机关外需要执行或知晓公文内容的其他机关,应当使用全称或者规范化简称、统称。)
印发机关与印发日期
(位于抄送机关下方,一般居右排布,但也可根据实际排版情况灵活调整。)
[印发机关全称/规范化简称]
印发日期:[XXXX年XX月XX日]
以上就是一个完整的带有主送和抄送的函件格式示例及说明。在实际应用中,应根据具体情况进行调整和完善。
